Jak okiełznać bałagan w kalendarzu wizyt?

Pokreślony zeszyt. Kilku klientów zapisanych na tę samą godzinę. Zanotowane imię, ale bez nazwiska. Brak numerów kontaktowych. Słowem – gigantyczny rozgardiasz. Na szczęście można z tym walczyć! Sprawdź, jak sobie poradzić z umawianiem klientów.

Stwórz procedury

Choć wprowadzanie procedur na początku bywa trudne i nie zawsze spotyka się z entuzjazmem zespołu, szybko okazuje się, że to naprawdę działa. W przypadku umawiania wizyt warto stworzyć procedury, które pozwolą uniknąć pomyłek i niezręcznych sytuacji. Określ, który pracownik powinien odebrać dzwoniący telefon, jeśli wszyscy są zajęci. Być może ten, który najdłużej obsługuje klienta na fotelu? W razie kolejnego telefonu będzie to następna określona procedurą osoba, aby jeden klient nie był poszkodowany. Przygotuj też listę pytań, które trzeba zadać podczas rozmowy telefonicznej (usługa, nazwisko, numer telefonu). Najlepiej zawsze w tej samej kolejności, żeby łatwiej je było zapamiętać. Następnie powinna zawsze paść propozycja dodatkowej usługi. To też możesz uprościć, przygotowując propozycje wcześniej – pracownik podczas rozmowy będzie mógł zerknąć do gotowego skryptu. Wszystkie informacje należy na bieżąco zapisywać. Najlepiej mieć do tego przygotowaną tabelę.

Korzystaj z odpowiedniego wsparcia

Tradycyjny zeszyt nie jest najbardziej efektywnym rozwiązaniem i należy go raczej odesłać do lamusa. Gwarancją porządku w terminarzu wizyt jest prowadzenie elektronicznego harmonogramu, takiego, jaki udostępnia na przykład system do umawiania usług fryzjerskich Versum. To oprogramowanie uchroni nas przed błędami, np. nie pozwoli zapisać dwóch klientów na ten sam termin. Harmonogram wizyt jest połączony z grafikami pracowników, co ułatwia ich opracowywanie. W ten sposób można także ograniczyć liczbę wizyt, które nie dochodzą do skutku – klienci będą otrzymywać automatyczne powiadomienia. Oprogramowanie dla salonów to wsparcie na miarę 21 wieku.

Zatrudnij recepcjonistę

Jeśli Twój salon dynamicznie się rozwija, zatrudniasz coraz więcej osób, a terminarz pęka w szwach, pomyśl o utworzeniu stanowiska recepcjonisty. Osoba oddelegowana do przyjmowania zapytań klientów, umawiania ich na zabiegi i czuwająca nad informacyjnym porządkiem prawdopodobnie jest w Twoim przypadku niezbędna. To inwestycja, która się opłaci – pozostali pracownicy nie będą odrywali się od swoich obowiązków, żeby odbierać telefony, a co za tym idzie, ich praca będzie bardziej wydajna. Zadowoleni będą też klienci – ci chcący się umówić i ci już siedzący na fotelach.

Chaos to największy wróg sukcesu w przypadku branży beauty. Jeśli zakradł się i do Twojego terminarza, czym prędzej wprowadź w życie powyższe wskazówki – zanim klienci uciekną tam, gdzie panuje ład i porządek.

[Głosów:1    Średnia:5/5]